Privacy verklaring
ML Flow Office is een V.O.F. gevestigd te Zeppeinstraat 37, 2652 XB te Berkel en Rodenrijs. Wij staan ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99530325. ML Flow Office is de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact met ons opnemen via e-mail: info@mlflowoffice.nl of per post:
ML Flow Office
T.a.v.: ML Flow Office
Zeppelinstraat 37
2652 XB Berkel en Rodenrijs
Versie: januari 2026
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact met ons opnemen via e-mail: info@mlflowoffice.nl of per post:
ML Flow Office
T.a.v.: ML Flow Office
Zeppelinstraat 37
2652 XB Berkel en Rodenrijs
Versie: januari 2026
1. Om je te kunnen helpen bij vragen
Wij helpen je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt ons e-mailen, een DM sturen via Instagram of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat wij je gegevens ontvangen via derden in verband met onze dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen, slaan wij een aantal gegevens van je op. Op die manier weten wij wie je bent en kunnen wij bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad. Als je vragen aan ons stelt, slaan wij de volgende gegevens op:
– Naam
– E-mailadres
– Jouw bericht
– Naam
– E-mailadres
– Jouw bericht
2. Om een aanbod op te stellen en te versturen
Voordat wij voor je aan de slag gaan, kunnen wij je een aanbod toesturen. Hiervoor slaan wij de volgende gegevens op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Bedrijfsgegevens
Voordat wij voor je aan de slag gaan, kunnen wij je een aanbod toesturen. Hiervoor slaan wij de volgende gegevens op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Bedrijfsgegevens
3. Voor de uitvoering van een overeenkomst
Wanneer je diensten bij ons afneemt, wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst, het voeren van kennismakingsgesprekken, het maken van aantekeningen bij voortgangs- en oplevermeetings, het bijhouden van een urenregistratie, het (op)leveren van de website en overige werkzaamheden, en het versturen van een evaluatieformulier:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens
Wanneer je diensten bij ons afneemt, wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst, het voeren van kennismakingsgesprekken, het maken van aantekeningen bij voortgangs- en oplevermeetings, het bijhouden van een urenregistratie, het (op)leveren van de website en overige werkzaamheden, en het versturen van een evaluatieformulier:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens
4. Om de factureren en te incasseren
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk betaald worden. Als dit niet gebeurt, behouden wij ons het recht voor een incassotraject te starten. In verband met facturatie en incasso slaan wij de volgende gegevens op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
– BTW-ID nummer (optioneel)
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk betaald worden. Als dit niet gebeurt, behouden wij ons het recht voor een incassotraject te starten. In verband met facturatie en incasso slaan wij de volgende gegevens op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
– BTW-ID nummer (optioneel)
5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen
Wanneer wij wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of andere belangrijke zaken, stellen wij je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat, gebruiken wij de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te verwerken:
– Naam
– E-mailadres
Wanneer wij wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of andere belangrijke zaken, stellen wij je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat, gebruiken wij de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te verwerken:
– Naam
– E-mailadres
6. Om jouw review te delen op onze website en/of social media.
Als je ons een review stuurt, publiceren wij deze op onze website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat, slaan wij de volgende gegevens op:
– Naam
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Functie / beroep
Als je ons een review stuurt, publiceren wij deze op onze website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat, slaan wij de volgende gegevens op:
– Naam
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Functie / beroep
7. Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Wij zijn niet van plan om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Wij kunnen echter niet controleren of bezoekers van onze website en servers ouder dan 16 jaar zijn.
Als je ervan overtuigd bent dat wij persoonlijke gegevens van een minderjarige heb verzameld zonder toestemming van een ouder of voogd, kun je contact met ons opnemen via e-mail. Wij zullen deze gegevens, indien mogelijk, verwijderen. Indien er persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar worden verzameld, gebeurt dit uitsluitend met toestemming van hun ouder(s) of voogd.
Wij zijn niet van plan om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Wij kunnen echter niet controleren of bezoekers van onze website en servers ouder dan 16 jaar zijn.
Als je ervan overtuigd bent dat wij persoonlijke gegevens van een minderjarige heb verzameld zonder toestemming van een ouder of voogd, kun je contact met ons opnemen via e-mail. Wij zullen deze gegevens, indien mogelijk, verwijderen. Indien er persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar worden verzameld, gebeurt dit uitsluitend met toestemming van hun ouder(s) of voogd.
Wij werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners.
Dit bestaat uit:
– Onze betalingen en incasso’s afhandelen
– Onze webhosting en e-mail verzorgen
– Onze online meetings faciliteren
– Onze online agenda verzorgen
– Onze pakketjes versturen
– Onze urenregistratie bijhouden
– Inloggegevens veilig opslaan
– Overige software leveren die wij gebruiken
Dit bestaat uit:
– Onze betalingen en incasso’s afhandelen
– Onze webhosting en e-mail verzorgen
– Onze online meetings faciliteren
– Onze online agenda verzorgen
– Onze pakketjes versturen
– Onze urenregistratie bijhouden
– Inloggegevens veilig opslaan
– Overige software leveren die wij gebruiken
In principe delen of verkopen wij jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten ML Flow Office, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Daarnaast kan het voorkomen dat wij verplicht zijn jouw gegevens te verstrekken op grond van een wettelijke verplichting.
ML Flow Office heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies. Alle partijen die jouw gegevens namens ML Flow Office verwerken (subverwerkers) of kunnen inzien (zoals medewerkers of ingehuurde krachten), hebben een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Voor verschillende gegevensstromen hanteren wij verschillende bewaartermijnen. Je hebt te allen tijde het recht om ons te verzoeken jouw gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.
Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres worden 2 jaar na ons laatste contact verwijderd.
E-mail:
E-mails ouder dan 2 jaar worden verwijderd, tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor het oplossen van een geschil.
Facturen en offertes:
Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Jouw gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in ons facturatiesysteem.
Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres worden 2 jaar na ons laatste contact verwijderd.
E-mail:
E-mails ouder dan 2 jaar worden verwijderd, tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor het oplossen van een geschil.
Facturen en offertes:
Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Jouw gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in ons facturatiesysteem.
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ML Flow Office. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens, of een verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens, sturen naar info@mlflowoffice.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek daadwerkelijk door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee te sturen bij het verzoek. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy.
Indien jouw verzoek betrekking heeft op een cookie, vragen wij je deze ook mee te sturen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.
Wij wijzen je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens, of een verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens, sturen naar info@mlflowoffice.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek daadwerkelijk door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee te sturen bij het verzoek. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy.
Indien jouw verzoek betrekking heeft op een cookie, vragen wij je deze ook mee te sturen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.
Wij wijzen je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt, houden wij ons aan de meldplicht datalekken en melden wij dit lek, indien nodig, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je een datalek ontdekken, dan verzoeken wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd, aan ons te melden door een e-mail te sturen. Wij kunnen dan direct de benodigde actie ondernemen.
Mocht je een datalek ontdekken, dan verzoeken wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd, aan ons te melden door een e-mail te sturen. Wij kunnen dan direct de benodigde actie ondernemen.
Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op de persoonsgegevens die ML Flow Office verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. ML Flow Office aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de werking en/of inhoud van websites of diensten van derden.
De inhoud van deze privacyverklaring kan te allen tijde worden aangepast door ML Flow Office om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf.
Wij raden je aan onze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacybeleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van ML Flow Office, ga je akkoord met deze wijzigingen.
Wij raden je aan onze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacybeleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van ML Flow Office, ga je akkoord met deze wijzigingen.